Référent(e) administratif(ve) et financier(ère)

MISSION GÉNÉRALE Sous la responsabilité directe de la Direction et en collaboration étroite avec l'équipe pluridisciplinaire, le/la Référent(e) Administratif(ve) est le pilier de l'organisation quotidienne de la structure. Il/Elle assure le suivi de la gestion administrative, comptable, RH et logistique de l'ASBL. Il/Elle garantit la conformité des dossiers administratifs vis-à-vis des pouvoirs subsidiants (Aide à la Jeunesse, Enseignement, FSE, ...) et contribue au bon fonctionnement opérationnel du service. MISSIONS PRINCIPALES 1. Gestion Administrative & Suivi des Subsides • Dossiers de subvention : Rassembler, vérifier et encoder les pièces justificatives administratives nécessaires aux rapports d'activités et aux décomptes financiers des pouvoirs subsidiants (AAJ, Enseignement, FSE, etc.). • Dossiers administratifs bénéficiaires : assurer la gestion, la bonne tenue et la conformité des dossiers administratifs des bénéficiaires vis-à-vis de l’administration ( AAJ, Enseignement, ...) • Secrétariat général : Traiter le courrier (postal et électronique), assurer l'accueil téléphonique/physique ponctuel, gérer le classement et l'archivage physique et numérique des documents. • Gestion des données : Tenir à jour les bases de données (bénéficiaires, partenaires, membres) et veiller au respect des normes RGPD. • Assemblée Générale : Préparer et organiser les CA et AG, envoyer des convocations et courriers, rédiger les PV et réaliser les publications au Moniteur. 2. Support à la Gestion Financière & Comptabilité • Comptabilité encodage : Réceptionner, vérifier et encoder les factures fournisseurs, les notes de frais et les extraits de compte dans le tableau comptable. • Suivi de trésorerie : Préparer et effectuer les paiements, effectuer le suivi des factures impayées. Etablir la concordance entre les justificatifs et les extraits de comptes. • Soutien budgétaire : Assister la Direction dans la préparation des éléments nécessaires à la clôture annuelle des comptes et à l'élaboration des budgets prévisionnels. 3. Secrétariat Social & Gestion des Ressources Humaines • Gestion du personnel : Assurer la liaison avec le Secrétariat Social (encodage des prestations, suivi des congés, des certificats médicaux, ...). • Suivi administratif RH : Constituer et tenir à jour les dossiers individuels des collaborateurs (contrats, avenants, fiches individuelles, fiches d'impôts, ... • Accueil des nouveaux arrivants : Assurer la gestion administrative de l'intégration des nouveaux salariés, stagiaires ou bénévoles. 4. Gestion Logistique & Vie de la Structure • Achats & Approvisionnements : Gérer les commandes de fournitures de bureau, de matériel pédagogique, de produits d'entretien et d'équipements pour le quotidien de l'ASBL. • Gestion des locaux et véhicules : Assurer le suivi des contrats d'entretien des locaux, du matériel informatique, de la flotte de véhicules (assurances, contrôles techniques, entretiens) et des assurances générales. • Organisations pratiques : Apporter un soutien logistique lors de l'organisation d'événements, réunions de service ou séances du Conseil d'Administration.

PROFIL RECHERCHÉ Diplôme & Expérience • Diplôme : Enseignement supérieur de type court (Bachelier/Graduat) en secrétariat de direction, gestion administrative, comptabilité, assistant de direction, ou expérience équivalente valorisable. • Expérience : Une expérience préalable d'au moins 2 à 3 ans dans une fonction administrative similaire, de préférence au sein du secteur non-marchand / associatif (Aide à la Jeunesse, Enseignement, Action sociale). Compétences Techniques & Savoir-faire • Connaissance du secteur associatif : Bonne maîtrise du fonctionnement d'une ASBL et idéalement des mécanismes de subsidiation bruxellois/FWB. • Compétences financières/RH : Maîtrise des bases de la comptabilité générale et de la gestion de paie/secrétariat social (la connaissance de la législation sociale du secteur non-marchand est un atout). • Maîtrise informatique : Excellente maîtrise de la suite bureautique (Excel/Google Sheets avancé, Word, outils collaboratifs) et aisance avec les outils de gestion en ligne. • Aisance rédactionnelle : Maîtrise parfaite du français oral et écrit (orthographe et capacité de synthèse irréprochables). Qualités Humaines & Savoir-être • Rigueur et précision : Un sens aigu de l'organisation, du détail et de la confidentialité (gestion de données sensibles/RH). • Autonomie et proactivité : Capacité à planifier son travail, à anticiper les échéances de rendu de dossiers et à prioriser les urgences. • Sens du travail en équipe et bon relationnel : Faculté d'écoute, de pédagogie et d'empathie pour interagir sereinement avec l'équipe éducative et les partenaires institutionnels. • Flexibilité et adaptabilité : Polyvalence face aux réalités dynamiques et imprévus du terrain associatif.

L’ASBL Seuil, située à Etterbeek, est un Service d’Accrochage Scolaire (SAS) agréé depuis 2010 par l’Aide à la Jeunesse et l’Enseignement (Fédération Wallonie-Bruxelles). Forte d'une équipe pluridisciplinaire d'une dizaine de collaborateurs, l'association s’adresse aux jeunes de l'enseignement secondaire (13 à 18 ans) en situation de décrochage scolaire ou de formation. Seuil leur offre un lieu d’accueil transitoire combinant démarches éducatives, pédagogiques et sociales afin de rétablir les liens sociaux et préparer leur réintégration scolaire ou qualifiante. Pour épauler la Direction Générale et soutenir l'équipe sur le terrain, l'ASBL Seuil recherche un(e) Référent(e) Administratif(ve) rigoureux(se), autonome et engagé(e).

OFFRE DE L'EMPLOYEUR • Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée (CDI). • Temps de travail : Temps partiel 3/5ème (22,48h/semaine) ou 3,5/5ème (26,36h/semaine) à convenir. • Rémunération : Barème officiel du secteur non-marchand (Commission Paritaire 319.02 / Aide à la Jeunesse), valorisation de l'ancienneté utile. • Avantages : Remboursement des frais de transports en commun, cadre de travail à taille humaine, dynamique et porteur de sens. MODALITÉS DE CANDIDATURE Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature comprenant : 1. Votre CV à jour 2. Une lettre de motivation personnalisée Par e-mail à l'adresse : candidature@seuil.be avec la mention en objet : « Candidature – Référent(e) Administratif(ve) – [Votre Nom] » Procédure de sélection : Première sélection sur dossier, suivie d'un test pratique bureautique/administratif et d'un entretien d'embauche individuel.