Gestionnaire de dossiers

En tant que gestionnaire de dossier au service liquidation, vous serez responsable du traitement des informations concernant les dépenses qui proviennent des différents services centralisés et décentralisés de l’ONE. A ce titre: Constituer les dossiers de liquidation (bon de commande, engagement budgétaire, bon de livraison, validation de liquidation…) au travers de l’application e-facturier Vérifier le respect de la législation, des règlementations et des normes avant la mise en liquidation des factures Contrôler les délais de livraison et d'exécution des commandes Vérifier les indexations des contrats Calculer les dates d'échéance des factures, amendes, pénalités de retard et autres créances Transmettre les dossiers devant faire l’objet de remboursement par les tiers au service de recouvrement Gérer les boîtes courriel génériques de la cellule Contribuer à l’élaboration de divers courriers Participer aux adaptations de procédures liées aux évolutions législatives et technologiques Relayer (au responsable ou au conseiller) les questionnements récurrents des services qui permettraient une mise à jour du FAQ finances

Vous possédez un CESS ou un Titre de Compétence délivré par le Consortium de Validation des Compétences et positionné au niveau 3 du cadre francophone des certifications, en lien avec l’emploi considéré. (Critère obligatoire) Vous justifiez d’une expérience professionnelle probante dans la gestion de dossiers administratifs et financiers, notamment dans le traitement de dossiers et la liquidation de factures (critère obligatoire). Idéalement, vous avez une expérience dans la gestion de dossiers comptables ou en tant qu’aide-comptable. Vous manipulez aisément les outils bureautiques, notamment les fonctionnalités d’Excel. Vous êtes à même d’alimenter et de mettre à jour des outils de support (tableaux de suivi et de bord, etc.). La connaissance de SAP constitue un atout. Vous maîtrisez le langage et le jargon financiers et êtes capable de les vulgariser auprès de vos interlocuteurs. Vous faites également preuve d’aisance relationnelle et communiquez efficacement. La fonction implique de nombreuses collaborations internes (avec l’ensemble des directions de l’ONE) et externes à l’ONE (principalement avec les fournisseurs ou les bénévoles des consultations). Vous êtes autonome dans la gestion de votre travail (capacité d’initiative, de discernement et d’organisation), tout en étant capable de travailler en équipe et de vous aligner sur les objectifs communs. Vous êtes orienté usager et solution. Vous cherchez à aider au mieux votre interlocuteur et apportez des réponses claires et précises. Lorsque vous ne disposez pas de la solution, vous savez vous tourner vers l’équipe. Vous avez l’esprit d’équipe : vous favorisez une ambiance positive et contribuez à créer un sentiment d’appartenance. Vous êtes capable d’assimiler un grand nombre d’informations et de spécificités, notamment dans certains dossiers comportant des exceptions. Vous faites preuve de rigueur et de précision. Vous avez un esprit analytique et aimez travailler avec les chiffres. Vous vous fixez des standards de qualité et contrôlez votre travail.

Le service contrôle des liquidations (SCL), au sein de la direction Finances, Budget & Comptabilités (DFBC) de l’ONE, est constitué de la cellule facturation fournisseur (CFF) et de la cellule coordination et contrôle (CCC). Ce service réceptionne les factures fournisseurs et s'assure du suivi de tous les documents nécessaires à la constitution des dossiers de liquidation des factures. Il contrôle la régularité et l'exactitude des pièces du dossier pour en permettre la mise en liquidation. Diverses tâches liées aux dossiers de liquidation (ex. la TVA intracommunautaire) sont également gérées par le SCL.

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